Cách xây dựng KPI cho nhân viên công ty

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, được xem là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Đối với các phòng ban thực hiện các công việc khác nhau thì cần xây dựng một bộ chỉ tiêu KPI khác nhau cho từng vị trí phòng ban, nhân viên.

1.1 Chức năng, vai trò của KPI

Hiện nay đa số các công ty đều đề ra KPI cho nhân viên của mình. Việc đề ra KPI cho từng hoạt động của công ty sẽ giúp nhân viên có thể xác định được các mục tiêu cần đạt và tạo thêm động lực cho nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình. Xây dựng KPI cần phải phù hợp với các hoạt động thực tế của công ty và năng lực nhân viên.

Dựa trên KPI của từng nhân viên sẽ giúp xác định:

• Mức độ khen thưởng nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc năng suất hơn.
• Tạo cơ sở để xác định các nội dung đào tạo.
• Hướng nhân viên hành xử theo lối văn hóa của doanh nghiệp.

1.2 Mục tiêu của xây dựng KPI công ty

Mục tiêu của việc xây dựng KPI cho các hoạt động quản trị có thể hỗ trợ doanh nghiệp nói chung và các nhân viên nói riêng ở các vấn đề như sau: 

a) Với doanh nghiệp:

• Theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp
• Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
• Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng

b) Với nhân viên:

• Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
• Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
• Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời

1.3 Chỉ tiêu KPI là gì?

Chỉ tiêu KPI chính là số lượng công việc được đặt ra với mong muốn nhân viên của mình hoàn thành trong một chu kỳ như 1 tháng, 1 quý. Mỗi ngành nghề khác nhau sẽ có chỉ tiêu KPI khác nhau.

Ví dụ: Với nhân viên sales chỉ tiêu KPI là doanh số, số lượng khách hàng mới

• Với nhân viên chăm sóc khách hàng chỉ tiêu KPI là Tỷ lệ khách hàng hài lòng
• Đối với nhân viên content chỉ tiêu KPI là số lượng bài viết
• Đối với bộ phận kinh doanh chỉ tiêu KPI là số lượng dự án, 

1.4 Thưởng KPI là gì?

Thưởng KPI là việc quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của công việc. Dựa trên việc hoàn thành chỉ số KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân cụ thể.

Nếu chỉ số công việc tháng đó, nhân viên vượt mức KPI mà lãnh đạo đề ra, ngoài mức lương đã thỏa thuận trước nhân viên sẽ được công ty thưởng một khoản tiền hoặc hình thức thưởng khác. Hình thức thưởng có thể là tiền mặt hoặc vật chất khác tùy theo quy định của công ty.

1.5 Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh – Content

Content Marketing là hoạt động sáng tạo nội dung nhằm đưa những thông tin hữu ích về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng. 

Mẫu KPI cho bộ phận Content chủ yếu đề ra chỉ tiêu bài viết, chất lượng nội dung phải hoàn thành trong 1 tháng.

Các nhóm chỉ số KPI chính:

• Chỉ số bài viết: Số lượng bài viết cần đạt được
• Chỉ số hoàn thành: Số lượng bài viết đã hoàn thành cuối kỳ
• Tỉ trọng: % hoàn thành công việc
• Lương: Mức lương khi hoàn thành KPI cuối kỳ.

Người xây dựng ra hệ thống KPI cần phải là người có chuyên môn công việc cao. Bên cạnh đó, chủ thể xây dựng KPI cần nắm rõ mục tiêu chung, nhiệm vụ của cả doanh nghiệp. 

Thường thì những người phụ trách xây dựng KPI là các trưởng bộ phận phụ trách, các nhà quản lý phòng, ban,… những người hiểu rõ KPI là gì và có kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch KPI.

Đồng thời để hệ thống KPI xây dựng lên đảm bảo được tính thống nhất thì trước khi thực thi, các bộ phận cần được xem trước, đưa ra đánh giá và góp ý sao cho phù hợp.

Ngoài ra, KPI xây dựng nên cũng cần phù hợp với năng lực nhân viên để khuyến khích nhân viên có thể hoàn thành tốt chỉ tiêu và có thể làm hết khả năng của mình.

Dưới đây là các bước xây dựng KPI cho nhân viên công ty

a) Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Bộ phận/ người xây dựng KPI có thể là:

- Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó.

- Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Tuy nhiên, phương pháp này các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

b) Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng

Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng. Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân viên đảm nhận vị trí này phải hoàn thiện. Hệ thống KPIs được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này. Lưu ý là các trách nhiệm chính này phải rõ ràng, cụ thể.

c) Bước 3: Xác định các chỉ số KPI

KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xây dựng KPI chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.

KPIs cho từng vị trí chức danh: Được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.

Quy định kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận

d) Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

• Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm.
• Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn.

e) Bước 5: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.

Hiện tại thuật ngữ deadline dùng rất nhiều và xuất hiện thường xuyên trong công việc. Deadline có thể được hiểu là khi bạn được giao một công việc cụ thể và có thời gian hoàn thành thì thời hạn cuối để thực hiện công việc đó chính là deadline.

Việc áp dụng deadline trong công việc cũng thúc đẩy nhân viên phần nào khi họ cần phải có kế hoạch hoạt động cụ thể, khoa học cho công việc nếu không muốn bị trễ deadline. 

Hoàn thành công việc trước thời hạn deadline cũng cho thấy khả năng làm việc, tính chuyên nghiệp và tác phong làm việc của một người trước nhiệm vụ được giao.

a) Tầm quan trọng của Deadline:

Deadline giúp cho mỗi người có thể quản lý công việc một cách khoa học nhất nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.

Ngoài ra, Deadline cũng là một yếu tố để người quản lý có thể đánh giá được năng lực làm việc của nhân viên cấp dưới.

b) Làm thế nào để có thể hoàn thành Deadline đúng thời hạn?

Để đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng Deadline bạn nên lưu ý một số vấn đề như:

• Phải lập kế hoạch cụ thể: Việc thiết lập một kế hoạch chi tiết công việc nào làm trước, công việc nào làm sau sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình quả lý lượng công việc của mình. Trong trường hợp bạn có quá nhiều deadline thì càng phải có bản kế hoạch chi tiết trong từng giai đoạn thời gian, cần phải biết ưu tiên những deadline nào quan trọng nhất để sắp xếp theo sự ưu tiên.
• Quyết tâm cao: Tập trung và quyết tâm cao là một trong những yếu tố giúp bạn không phải chạy Deadline, không nên để sát thời gian hoàn thành bạn mới bắt đầu thực hiện công việc.  
• Đàm phán thời gian: Nếu deadline đưa ra trong khoảng thời gian không hợp lý, nghĩa là vượt quá năng lực, khả năng của bạn thì sẽ không thể hoàn thành. Hãy đàm phán mức thời gian phù hợp với công việc của mình.

c) So sánh KPI và deadline

Từ những phân tích trên có thể thấy KPI và deadline là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau nhưng chúng có ý nghĩa bổ trợ cho nhau.

• Điều này có thể hiểu như sau: KPI chính là số lượng công việc phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Còn deadline là hạn cuối để hoàn thành KPI đó.
• Ví dụ: Đối với nhân viên sales: KPI trong một tháng phải tạo ra doanh thu 500 triệu. Deadline là nhân viên sale phải hoàn tất phần doanh thu này trong ngày cuối cùng của tháng đó.

Trên đây là những thông tin xoay quanh vấn đề Cách xây dựng KPI cho nhân viên công ty? Hy vọng thông qua bài viết này các bạn có những thông tin hữu ích.

>> Các bạn xem thêm mạng xã hội là gì